Yakalama ve Yağıtım

Kurumsal ortamlarda bilgi akışının düzenli ve güvenli bir şekilde sağlanabilmesi için dijitalleşme süreçlerinin doğru yönetilmesi gerekmektedir. Bu süreçte belgelerin dijital ortama aktarılması ve ilgili kişilere hızlı şekilde ulaştırılması büyük önem taşımaktadır. İşte bu ihtiyaca çözüm olarak geliştirilen Yakalama ve Dağıtım Hizmeti, belgelerin manuel işleme gerek kalmadan otomatik olarak işlenmesini ve yönlendirilmesini mümkün kılmaktadır. Bu hizmetin kurumlara özel şekilde kurgulanabilmesi için, teknik bilgi ve uzmanlık gerektiren altyapıların doğru bir şekilde yapılandırılması gereklidir.

Tam da bu noktada, Ada Büro Makineleri tarafından sunulan yakalama ve dağıtım çözümleri ile belgelerin dijitalleşme süreci hızlandırılmakta, veri akışı merkezi olarak yönetilebilmekte ve belge güvenliği artırılmaktadır.

Yakalama ve Yağıtım Süreci Nedir?

Yakalama ve yağıtım, basılı belgelerin ya da dijital dokümanların farklı kaynaklardan toplanarak merkezi bir sistemde işlenmesini ve ardından ilgili kişi, departman ya da uygulamalara yönlendirilmesini kapsayan bir süreçtir. Bu süreçte belgeler taranmakta, üzerinde tanıma ve sınıflandırma işlemleri gerçekleştirilmekte ve önceden belirlenen kurallara göre dağıtılmaktadır. Belgelerin manuel iş gücüne gerek duyulmadan işlenmesi sayesinde zaman ve kaynak tasarrufu sağlanmakta, hata payı minimize edilmektedir.

Süreç Nasıl Yürütülür?

Ada Büro Makineleri’nin sunduğu sistemlerde, belgeler çok fonksiyonlu Kyocera cihazları aracılığıyla taranmakta ve akıllı yazılımlar yardımıyla okunmaktadır. OCR (Optik Karakter Tanıma) teknolojileri kullanılarak içerikler tanımlanmakta, belge türü belirlenmekte ve belirlenen klasörlere ya da iş akışlarına yönlendirme yapılmaktadır. Bu yönlendirme e-posta, bulut depolama, kurumsal ERP veya doküman yönetim sistemlerine göre özelleştirilebilmektedir.

Tüm bu işlemler kullanıcı müdahalesi olmadan gerçekleştirildiğinden, belgelerin doğru kişilere hızlı ve güvenli şekilde ulaştırılması sağlanmaktadır. Ayrıca bu süreçte log kayıtları tutulmakta, gerektiğinde raporlama yapılabilmektedir.

Hangi Kurumlar İçin Uygundur?

Yakalama ve dağıtım çözümleri özellikle insan kaynakları, finans, hukuk, sağlık ve lojistik gibi belge yoğunluğu fazla olan sektörlerde sıkça kullanılmaktadır. Fatura, başvuru formları, sözleşmeler, sevk irsaliyeleri gibi belgelerin işlenmesinde hız ve doğruluk sağlandığı için bu sistemler verimliliği artıran birer araç olarak değerlendirilmektedir. Özellikle Ada Büro Makineleri tarafından uygulanan sistemlerde, sektör ihtiyaçlarına göre özel yapılandırmalar sunulmakta ve süreçler optimize edilmektedir.

Ada Büro Makineleri ile Entegre Çözüm Yaklaşımı

Ada Büro Makineleri, yalnızca cihaz temini sağlamakla kalmamakta, aynı zamanda kurumsal belgelerin dijital dönüşümünü destekleyen uçtan uca çözümler sunmaktadır. Yakalama ve dağıtım hizmeti kapsamında, işletmelere özel analizler yapılmakta, ihtiyaç duyulan cihazlar, yazılımlar ve otomasyon akışları belirlenmekte ve kurulumlar gerçekleştirilerek eğitim desteği sağlanmaktadır.

Bu sayede kurumlar hem teknolojiye adapte edilmekte hem de mevcut belge yönetim sistemleri daha hızlı ve işlevsel hale getirilmektedir.

Belgeler Artık Zamanında ve Doğru Kişiye Ulaştırılabilir

Günümüzde bilgiye hızlı erişim rekabet avantajı sağlamaktadır. Bu nedenle belgelerin doğru kişiye, doğru zamanda, güvenli bir şekilde ulaştırılması artık lüks değil, bir zorunluluk halini almıştır. Ada Büro Makineleri tarafından sunulan yakalama ve dağıtım hizmetleri ile işletmeler dijital dönüşümde büyük bir adım atmakta, aynı zamanda iş süreçlerinde hız, doğruluk ve tasarruf sağlamaktadır.

Belgelerinizi yönetmek için bir adım atmanın tam zamanı. Akıllı çözümlerle geleceğe bugünden hazırlanmak mümkündür.